Basicamente, uma nota de venda confirma que a propriedade foi alterada.
Você pode usar uma nota de venda para documentar uma variedade de compras, com a maioria das pessoas usando-as para carros, motos ou barcos. No entanto, você também pode emitir uma nota fiscal quando vender bens pessoais, como roupas, móveis ou até um filhote.
Geralmente, o vendedor registra a nota fiscal que deve especificar todos os detalhes da troca. O ponto de uma nota fiscal de venda é documentar que a venda ocorreu e oferecer proteção a ambos os lados no caso de uma disputa futura.
Como funciona uma nota fiscal de venda?
Você pode pensar em uma nota de venda como sendo semelhante a um recibo. É um documento legal que protege as duas partes ao provar que a venda foi concluída e que a propriedade e o pagamento mudaram de mãos.
Para o vendedor, uma nota fiscal de venda é uma prova de que o item que está sendo transferido foi aceito pelo comprador na condição descrita.
Por exemplo, se alguém estiver vendendo seu carro usado, ele poderá vendê-lo na condição "como está". Isso significa que eles não estão estendendo a garantia de que tudo no carro funciona perfeitamente, pois as condições de uso do veículo podem significar que há um problema subjacente desconhecido com um componente do carro.
Por outro lado, se o venderem com garantia, a nota de venda deve especificar o que está garantindo.
Para o comprador, a nota fiscal é um registro da transação. Isso fornece a eles prova de propriedade e registro de pagamento. Dependendo do estado em que vivem, eles também podem precisar da nota fiscal para concluir a transferência da propriedade. Por exemplo, alguns estados exigem que os motoristas produzam uma nota fiscal antes de poderem registrar um veículo em seu nome.
Os vendedores podem elaborar uma fatura por conta própria, mas geralmente é útil usar um modelo. Embora não haja formatos ou regras universais para a aparência de uma nota fiscal de venda, o documento deve incluir os nomes do vendedor e do comprador, uma descrição do item que está sendo vendido e a data da venda.
Preciso de uma nota fiscal de venda?
Cada estado tem suas próprias regras para notas de venda e quando necessário. Se você estiver vendendo um veículo, verifique as leis do seu estado, pois a maioria dos estados exige uma nota fiscal de venda.
Se você estiver vendendo algo de valor mínimo, como itens em uma venda de garagem, provavelmente não precisará se preocupar com uma nota fiscal. No entanto, convém redigir uma se estiver vendendo algo como uma TV ou uma antiguidade valiosa.
Em resumo, é uma boa ideia ter uma nota fiscal sempre que você estiver vendendo um veículo ou algo de valor significativo. Para itens de menor valor, você provavelmente não precisa de um.
3 etapas para escrever uma nota de venda
Uma nota de venda é um documento simples que qualquer pessoa pode manipular. Aqui estão três etapas fáceis para criar o seu.
# 1 Encontre os requisitos do seu estado
Algumas transações são regulamentadas por leis estaduais, o que pode exigir uma fatura. O exemplo mais comum disso é a venda de veículos, motos e barcos. Na maioria dos estados, você precisa de uma nota fiscal de venda para qualquer tipo de propriedade pessoal intitulada.
No entanto, algumas leis estaduais estabelecem que o próprio título é qualificado como nota fiscal, portanto, não é necessário um documento separado. É por isso que é importante verificar as leis do seu estado antes de prosseguir com a transação.
Além disso, os estados que regulam as notas de venda para a transferência de veículos geralmente têm requisitos específicos de formatação e informação. Por exemplo, seu estado pode exigir que todas as notas de venda de veículos automotores sejam autenticadas. Em outros estados, a nota fiscal de venda do veículo deve listar a marca e o modelo do carro, bem como sua quilometragem e condição.
Para garantir que você esteja protegido e totalmente em conformidade com a lei, pesquise os requisitos de seu estado para notas de vendas. Na maioria dos casos, você também pode encontrar um modelo aprovado pela agência estadual que regula o seu tipo de transação.
# 2 Considere usar um modelo
As notas de venda são documentos comuns, o que significa que existem muitos modelos gratuitos disponíveis online. Ao usar um modelo, você pode se sentir mais confiante de que seu documento inclui todos os detalhes necessários.
Além disso, as lojas de material de escritório geralmente vendem notas de venda impressas com espaços em branco que você pode preencher quando efetua uma venda. Na maioria dos casos, eles vêm em um pacote conveniente com cópias em baixo, para que o vendedor tenha uma cópia do documento. Isso geralmente é popular entre os pequenos empresários que precisam de uma maneira rápida e fácil de gerenciar inventário e fornecer a seus clientes uma nota fiscal de venda.
Se você usa um formulário pré-impresso que compra em uma loja ou imprime sua própria nota fiscal de venda a partir de um modelo, sempre deve guardar uma cópia para seus registros.
Aqui estão alguns modelos de notas de venda que você pode encontrar on-line:
# 3 Use esta lista de verificação para saber o que incluir
Depois de encontrar um modelo que você gosta, revise-o para garantir que ele inclua todas as informações necessárias para uma nota fiscal de venda em conformidade com a lei. Lembre-se de que é sempre melhor errar com demasiada informação em vez de com pouca quantidade.
Uma nota fiscal de venda geral deve incluir o seguinte:
- Nomes, endereços e informações de contato do comprador e vendedor
- Data da venda
- Valor que o comprador pagou pela propriedade
- Descrição da propriedade
- Se o item estiver sendo vendido como está, uma declaração para este
- Se o item estiver sendo vendido com uma garantia, todas e quaisquer representações de garantia do vendedor
- Assinaturas do comprador e do vendedor (autenticadas em cartório, se exigido por lei estadual)
Se você estiver vendendo um veículo a motor, a nota fiscal também deve incluir:
- Marca, modelo e ano do veículo
- Quilometragem no odômetro
- Descrição do veículo a motor
- Número de identificação do veículo (VIN) ou número de série
- Número do casco (apenas barcos)
Você deve vender imóveis como estão ou com garantia?
Na maioria dos estados, se você não incluir informações de garantia em uma nota fiscal, a lei pressupõe que a propriedade seja vendida como está. No entanto, se você incluir quaisquer promessas, garantias ou informações sobre garantia na nota fiscal, um futuro tribunal poderá detê-lo.
É por isso que é importante ser específico sobre o que você promete. No que diz respeito à venda de bens pessoais usados, é bastante comum que os vendedores especifiquem que a venda é para imóveis na condição "no estado em que se encontram". Dessa forma, eles não estão preocupados em garantir a condição do imóvel no caminho .
Por exemplo, se você vende um carro "no estado em que se encontra", não é responsável por nenhum reparo se o ar-condicionado quebrar três meses após a venda.
Por outro lado, as leis estaduais normalmente proíbem os vendedores de ocultar conscientemente a condição defeituosa de um item. Se você tentar ocultar uma falha e o comprador a descobrir mais tarde, pode não importar se você vendeu a propriedade como está.
Em suma, o vendedor e o comprador têm a obrigação de negociar honestamente. Se você é o comprador, deve realizar uma inspeção razoável do imóvel que está comprando antes de concordar em comprá-lo como está.
O que fazer com uma nota fiscal
Depois de preencher a nota fiscal e concluir sua transação, você deve reter uma cópia da nota fiscal e dar outra cópia ao comprador. A nota fiscal de venda é seu registro de que a transação foi concluída.
Em alguns estados, pode ser necessário apresentar a nota fiscal ao registrar seu veículo ou transferir o título.
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